Comment calculer les effectifs d'une entreprise ?

Le nombre de salariés d'une entreprise détermine les principaux éléments suivants :

• Montant des cotisations et périodicité de leur paiement (par exemple, le calcul de la réduction générale des cotisations)
• Obligations déclaratives (embauche, DOETH)
• Obligations sociales envers les employés (par exemple, mise en place d'un comité social économique (CSE), modalités du DUERP, local déjeuner, élections de représentants du personnel, etc.)
• Détermination de certaines contributions (par exemple, versement mobilité, forfait social, contribution au Fnal , contribution à la formation professionnelle (CFP), etc.)
• Détermination de certaines exonérations (par exemple, exonération de cotisations en ZRR ou en zones FRR, déduction forfaitaire pour le paiement des heures supplémentaires, etc.)

Équivalent temps plein (ETP) et durée légale de travail

Équivalent temps plein (ETP)

Un ETP est une unité de mesure proportionnelle au nombre d'heures travaillées sur une année par un salarié à temps plein.

Il s'agit des salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).

L'ETP sert à calculer l'effectif moyen mensuel.

Durée mensuelle légale de travail

L'équivalent temps plein (ETP) est calculé à partir de la durée mensuelle légale de travail, égale à 151,67 heures par mois.

La durée mensuelle légale de travail (égale à 151,67 heures) est une moyenne rapportée à l'année. Elle diffère donc de la durée de 35 heures hebdomadaires multipliée par 4 semaines.

Elle est calculée de la façon suivante : 35 heures hebdomadaires x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois.

Effectif global

L'effectif global sert à déterminer les cotisations dues par l'entreprise et la périodicité de ces cotisations.

L'effectif salarié annuel est déterminé au 1er janvier. Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au cours des mois civils de l'année passée. Le calcul s'effectue sur les effectifs de tous les établissements de l'entreprise confondus.

Il s'agit des salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).

Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.

Effectif moyen mensuel (EMM) et effectif moyen annuel (EMA)

L'effectif moyen annuel (EMA) et l'effectif moyen mensuel (EMM) servent à déterminer le type de cotisations que l'entreprise doit ou non payer et les obligations sociales auxquelles elle est soumise.

Ils sont calculés en nombre d'ETP (équivalent temps plein).

Il s'agit d'une moyenne rapportée à l'année et au mois.

Pour calculer l'effectif moyen annuel (EMA), il faut d'abord calculer l'effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l'année passée.

Ces effectifs sont calculés par l'Urssaf d'après les données remplies par l'employeur dans la déclaration sociale nominative (DSN).

Pour calculer l'effectif d'une entreprise (moyen, annuel ou global), il faut prendre en compte les catégories de salariés suivantes :

Certaines personnes ne sont pas comptabilisées dans l'effectif (global, annuel ou mensuel).

Les catégories suivantes ne sont pas prises en compte :

• Salarié en CDD et travailleur temporaire lorsqu'ils sont embauchés pour remplacer un salarié absent
• Volontaires en service civique
• Salarié en alternance : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation. Cependant, pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles, elles sont comptabilisées.
• Salarié en contrat initiative-emploi (CUI-CIE) ou contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE). Cependant, elles sont comptabilisées pour apprécier le seuil de mise en place des instances représentatives du personnel.
• Salarié français expatrié, dès lors que leur affiliation au régime français de sécurité sociale n’est pas maintenue

Ne sont pas non plus comptabilisées dans les effectifs les personnes qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail. Il s'agit par exemple des stagiaires, des mandataires sociaux, des vendeurs à domicile indépendant.

Il existe des cas particuliers, notamment :

• Les salariés VRP multicarte sont exclus de l'effectif global, mais compris dans l'effectif moyen.
• Les salariés embauchés dans le cadre du titre emploi service entreprise (Tese) et du chèque emploi associatif (CEA) sont exclus de l'effectif global, mais sont inclus dans l'effectif moyen.
• Les travailleurs intérimaires, salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, salariés portés comptabilisés dans l’effectif de l’entreprise d’origine, et exclus de l'effectif de l'entreprise d’accueil.

Pour calculer l'effectif moyen annuel (EMA), il faut d'abord calculer l'effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l'année passée.

Exemple d'effectif moyen mensuel

Prenons les effectifs suivants en ETP pour une entreprise pour 1 mois donné :

Ce calcul doit être fait pour chaque mois de l'année.

Ensuite il faut additionner le nombre total d'ETP sur l'année et le diviser par 12 mois.

Exemple d'effectif moyen annuel

Dans cet exemple, l'effectif moyen annuel est égal à 118,86 ETP divisé par 12 mois, soit 9,90 ETP.

Le chiffre est arrondi au centième inférieur, soit 2 chiffres après la virgule.

Exemple d'effectifs pour une entreprise d'activité saisonnière

Prenons une entreprise qui a eu une activité saisonnière sur 6 mois dans l'année passée, du 1er mai au 31 octobre.

Elle comprenait 11 ETP en mai et en octobre, 15 ETP en juin et 23 en juillet, en août et en septembre.

L'effectif moyen annuel est égal à : (11 + 15 + 23 + 23 + 23 + 11) / 6 = 106/6, soit 17,66 ETP.

Le chiffre est arrondi au centième le plus proche (soit 2 chiffres après la virgule).