Comment doit faire l'employeur pour appliquer le prélèvement à la source (PAS) ?

Le prélèvement à la source (PAS) concerne les revenus ou rémunérations suivants :

• Traitements, salaires, sommes versées immédiatement aux salariés au titre de la participation ou de l'intéressement aux bénéfices de l'entreprise
• Pensions de retraite
• Allocations chômage (ARE) et allocations de préretraite
• Indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) versées en cas de maladie, accident ou maternité

Le taux du PAS est déterminé pour chaque salarié par l'administration fiscale. Elle le transmet ensuite à l'employeur.

Calcul du taux de prélèvement à la source (PAS)

Le taux de prélèvement à la source (PAS) est déterminé pour chaque salarié par l'administration fiscale. Il est calculé sur la base de la dernière déclaration de revenus du salarié.

On parle alors de taux personnalisé. Mais le salarié peut choisir l'application d'un taux neutre.

Taux personnalisé

C'est le taux appliqué pour chaque foyer fiscal (par exemple, couple marié ou partenaires liés par un Pacs et ses enfants à charge). Il s'applique à l'ensemble des revenus du foyer fiscal.

Pour prendre en compte les disparités éventuelles de revenus au sein du couple, ce taux peut être individualisé pour les seuls revenus personnels (salaires, pensions, BIC, etc.) de chaque époux(se) ou partenaire lié par un Pacs.

Taux neutre (ou taux par défaut)

Un salarié peut choisir de ne pas communiquer son taux d'imposition personnalisé à son employeur. Dans ce cas, celui-ci applique un taux neutre qui ne tient pas compte de la situation de la famille.

Ce taux dépend uniquement du montant de la rémunération versée par l'employeur.

Ce taux s'applique également lorsque le salarié n'a jamais souscrit de déclaration de revenus ou lorsque le taux de droit commun n'est pas transmis à l'employeur ou est transmis tardivement.

Le taux neutre est déterminé en fonction de grilles établies par l'administration fiscale.

Transmission du taux de prélèvement à la source (PAS)

Le taux de prélèvement à la source est transmis chaque mois par l'administration fiscale à l'employeur afin qu'il puisse appliquer le taux reflétant la situation la plus récente du salarié. L'employeur dispose d'un délai de 60 jours pour appliquer le taux qui a été mis à sa disposition par l'administration.

L'employeur qui verse des salaires doit souscrire une déclaration sociale nominative (DSN). Le prélèvement à la source est un dispositif totalement intégré dans la DSN. L'employeur doit prélever mensuellement la retenue à la source de l'impôt sur le revenu (IR) en même temps que les cotisations sociales. Il reverse ensuite la retenue à la source au service des impôts des entreprises (SIE).

Déclaration des salaires via la DSN

L'employeur qui verse des salaires doit déposer une déclaration sociale nominative (DSN) chaque mois suivant la période d'emploi rémunérée. Il s'agit d'une déclaration en ligne.

La DSN comprend les déclarations suivantes :

• Déclaration mensuelle qui sert à transmettre les informations sur les salariés aux organismes sociaux comme France Travail, la CPAM, l'Urssaf et à payer les cotisations sociales des salariés.
• Déclaration évènementielle pour signaler les évènements (arrêts de travail et fins de contrats de travail). Elle doit être effectuée dans les 5 jours ouvrés suivants.

La DSN est transmise dans un délai qui varie selon la taille de l'entreprise :

Retenue du prélèvement à la source

La retenue à la source est appliquée sur le montant net imposable du salaire. Ce montant est obtenu après déduction des cotisations sociales et de la part déductible de la CSG.

Versement de la retenue à la source à la DGFIP

La retenue à la source prélevée et déclarée via la DSN est ensuite reversée au service des impôts des entreprises (SIE). Le SIE compétent est celui du siège social de l'entreprise (employeur).

Paiement de la retenue à la source (RAS)

L'employeur effectue le paiement de la retenue à la source (RAS) au service des impôts des entreprises (SIE) par télérèglement.

Pour cela, il doit déclarer et valider un compte bancaire dans l'espace professionnel du site des impôts :

Délai de reversement

Le reversement de la retenue à la source à l'administration fiscale intervient le mois suivant celui au cours duquel a eu lieu la retenue.

Lorsque l'employeur procède à la paie après la période mensuelle d'emploi (pratique dite du décalage de paie), le reversement de la retenue à la source intervient le mois au cours duquel la retenue a eté effectuée.

L'employeur encourt des sanctions fiscales et des sanctions pénales s'il ne respecte pas la réglementation concernant la retenue à la source.

Sanctions fiscales

L'employeur encourt une amende dans les cas suivants :

• en cas d'omissions ou d'inexactitudes : 5 % des retenues à la source qui auraient dû être effectuées ou déclarées
• en cas d'absence de déclaration dans les délais : 10 % des retenues à la source qui auraient dû être effectuées ou déclarées
• en cas d'inexactitudes ou d'omissions volontaires : 40 % des retenues à la source qui auraient dû être effectuées ou déclarées
• en cas d'absence de déclaration et d'absence de reversement à l'administration fiscale : 80 % des retenues à la source effectuées

Il ne peut pas y avoir de cumul entre ces différentes amendes.

Le retard dans le versement de la retenue à la source donne à lieu à une majoration de 5 % du montant non payé.

Sanctions pénales

Le fait de s’abstenir volontairement de déclarer et de verser la retenue à la source à l'administration fiscale peut entraîner une amende pénale de 1500 € si le retard excède un mois.